회의를 안 할 수 없는 상황에서 직장인들이 가장 선호하는 회의 스타일은 어떤 것일까? 직장인들은 ‘자유롭게 발표하고 어떤 의견이라도 존중하는 분위기’의 회의스타일을 가장 선호하나, 현실에서는 대부분 ‘상급자의 의견 중심으로 결론이 나는 권위적인 분위기’의 회의가 가장 많은 것으로 나타났다. 또, 가장 회의하기 싫은 직장동료 유형은 ‘자신의 생각만 주장하는 고집쟁이형’이 가장 많았다.

한 취업 포털 사이트가 남녀직장인 770여명을 대상으로 한 조사였다. 가장 선호하는 회의 스타일, 더 얘기해볼까? 결론을 내어 최대한 회의시간을 줄이는 ‘속전속결형’을 선호하는 직장인도 51.5%로 근소한 차이로 많았다. 실제 적당하다고 생각하는 회의시간은 ‘평균 30분미만’이 가장 적당하다는 응답이 73.7%로 10명 7명이상에 달했다. 그럼 효율적인 회의문화를 조성하기 위해 없어져야할 관행은 무엇일까. 직장인 5명중 2명이상인 49.3%는 회의 자체가 필요한 것인지 의문이 생기는 ‘불필요한 회의’를 줄여야 한다고 답했다.

懷疑(회의)적인 會議(회의) 이런 걸 싫어한다는 얘기이다. 사실 쌍방향 커뮤니케이션이 보편화되지 못했던 시절에는 말이 좋아 회의지, 실제로는 통보, 꾸중에 지나지 않는 일방적 훈화만 있었다. 하지만 기업들이 회의를 팀워크를 증진하는 수단으로 인식하고 있고, 또한 휴대전화, 이메일, 메신저 같은 커뮤니케이션 수단도 다양해지면서 소통 문화가 빠르게 일상화되고 있고, 할 말 딱딱 하는 신세대들이 치고 올라오면서 혼자 떠드는 회의는 종막을 고하고 있다.

요즘에는 회의가 유희가 되는 경우도 많이 있다고 한다. 어제 한 경제지에서 소개된 모 통신회사 회의 시간 풍경이다. "자, 다들 모였으니 문제 나갑니다. 세계에서 휴대폰 요금이 가장 비싼 나라는 어느 대륙에 있을까요?" "유럽 아니면 미국이요" "땡! 아닙니다. 정답 맞추시는 분께는 가족 외식 때 쓸 수 있는 패밀리 레스토랑 기프티콘을 드립니다." 흔히 생각하는 무겁고 지루한 느낌의 회의와는 사뭇 다른 모습이다. 팀원들의 한 주간의 업무 피로도를 덜고 편안한 마음으로 업무에 임하도록 창의적인 방식으로 회의를 진행하고 있는 것이다.

이렇게 되면 창의적인 아이디어가 많이 나올 수밖에 없다. 어떤 마케팅 전문 업체는, 회사가 지원해주는 경비로 '일주일에 한번 카페에서 수다 떨기'를 한다고. 이 경비는 부서회식비가 아니라 부서수다비라 하겠다. 여기서 수다를 떨며 웃고 즐기다 보면 기획 아이템부터 연간 기획안에 들어갈 다양한 아이디어들이 쏟아져 나온다. 한편 어떤 병원은 국민체조를 실시하고 회의를 한 단다. 이게 뇌 활동을 자극해서 아이디어 건수도 2배 이상 생산해 낸다는 것이다.

혁신적인 회의를 선도하는 기업으로는 세계적인 인터넷 기업인 구글을 꼽을 수 있다. 회의에 앞서 반드시 필요한 회의인지를 되묻는다. 중요한 주제가 아니라면 자투리 시간을 활용하는 '마이크로 미팅(Micro-Meeting)'을 진행한다. 회의가 많은 임원들의 경우 특정한 약속을 잡지 않고 오후 4시부터 90분간 찾아오는 순서대로 회의를 한다. 최대 15건으로 제한하고 있어 각각의 회의는 10분 안에 결론을 내릴 수밖에 없다.

우리나라에도 구글처럼 회의에 혁신을 꾀하는 업체들이 늘고 있다. 한 카드회사. 획일적인 주간회의 방식을 벗어나 안건을 2~3개만 정하고 관련 부서 실무자들이 사장과 함께 집중 토론을 벌인다. 형식에 얽매이지 않기 위해 회의시 좌석배치가 자유롭다. 한 은행도 회의 시간에 대해 '10분 원칙'을 정해 가능하면 10분 이내에 끝내도록 했다.

이름만 대면 알만한 대기업. 얼마 전 사내방송을 통해 전 계열사에 5가지회의 원칙을 제시했다. 단순한 정보공유와 보고성 회의를 금지하고 회의에 의사 결정권자를 참여시켜 결론을 내릴 수 있도록 한 것. 자유로운 토론을 위해 상석 배치를 없애고 참석자 서로가 존칭을 사용하도록 했다. 이 그룹의 몇몇 계열사에는 회의실에는 의자가 없다. 스탠딩 회의가 집중력이 높고 빨리 끝날 수 있기 때문이다.

요컨대, 회의의 밀도를 높이면서도 구성원의 친숙도를 높이라는 이야기이다. 한 보고서를 보면, "보여주기식 업무를 위해 장황한 보고서를 만들거나 상급자 주도로 지루하게 회의를 진행하는 '회의를 위한 회의'는 대표적인 비효율적 업무 유형"이라고 지적하고 "비효율적인 요소를 과감하게 제거하고 의사결정권을 구성원들이 나눠 갖는 민주적인 방식이 필요하다"고 강조했다.

같은 말 쓰는 사람끼리인데도 말이 통하지 않는다는 분들, 적지 않다. 회의 스타일을 많이 바꿔야 하겠다. 며칠 전 외신에 흥미로운 기사가 났다. 유럽연합에서 총 23개에 이르는 각 회원국 언어로 문서나 회의 진행을 번역 또는 통역하는 비용이 1년에 무려 11억 유로 약 1조7,000억 원이 들었다는 것이다. EU 1년 예산의 1%에 해당한다고 한다. 2006년에 번역된 문서만 150만 쪽 분량. 본회의라도 열리면 23개 언어마다 모두 3명씩 69명의 통역자가 나와 분주하다. 그런데 우리는 이런 돈 들일 필요가 없다.

최근 한 대기업 계열회사가 ‘오늘 회의는 76만 7032원짜리’라고 화이트보드에 써 붙이고 회의를 한 사실이 화제가 됐다. 참석자들의 직급별 평균 인건비, 회의 준비시간과 회의시간을 곱한 것이다. 회의문화 개선 캠페인의 하나다. 회의다운 회의를 위한 노력, 주재자나 참가자 모두의 노력이 필요하다.